Categoria: Simplificação de processos

7 dicas para aumentar a satisfação do cliente do cartório

A satisfação do cliente do cartório é um tema que tem sido bastante considerado atualmente. Uma visão mais comercial tem sido abordada, trazendo oportunidades de melhoria em diferentes aspectos da gestão.

Pensando nessa tendência e necessidade, destacamos 7 passos que podem contribuir para a melhoria da performance de seu cartório, confira:

 

1. Ambiente confortável e acolhedor

Muitas vezes as certidões, registros e títulos são vistos como uma parte árida de uma aquisição ou regularização. Entrar em um ambiente também árido, torna a experiência do cliente bastante desanimadora. Com certeza, adentrar em um ambiente, claro, limpo, organizado, agradável e com informações objetivas, vai colocar essa experiência em um novo patamar.

O conforto pode vir por um bom local de espera, acesso à água, café, um banheiro limpo, facilidade para encontrar informações… São detalhes que fazem a diferença na percepção.

 

2. Bom atendimento

Um sorriso e informações precisas, são reconfortantes! Adicionar à eles: a velocidade de entrega, a cordialidade e um bom fluxo de atendimento podem ser decisivos na satisfação de seu cliente.

Um exemplo: se para a emissão de um registro, forem necessárias outras providências – às vezes fora do cartório, ajude e oriente seu cliente a consegui-las, informando o caminho, os prazos ou indicando quem pode fazer isso por ele. Imagine como ele se sentirá quando perceber que o cartório facilita sua vida!

Tenha como meta divulgar ao público, que seu trabalho não cria, mas resolve problemas, traz segurança, sem causar transtornos ou aborrecimentos.

 

3. Formas de pagamento

Você oferece quais opções de pagamentos atualmente?

Facilitar a forma de pagamento pode ser um grande diferencial de seu atendimento e pode antecipar ou alcançar mais clientes. Boletos, Deposito em conta, Cartão de Débito… diversifique para estar sempre um passo a frente.

O RI Eletrônico gera boletos, integrando todo o processo do cliente com o cartório, desde a solicitação até a retirada.

4. Equipe treinada e monitorada

Treine sempre seus funcionários. Faça com que aproveitem todas as oportunidades de esclarecer, em detalhes, o processo, o valor do registro de documentos e outros temas do dia a dia.

O cliente bem orientado completa o processo de forma mais ágil e facilita também as atividades do cartório.

 

5. Pesquise a satisfação de seu cliente

Aparentemente seus colaboradores estão atendendo bem aos clientes, mas qual a percepção real deles? Como identificar pontos de melhoria ou verdadeiras insatisfações?

Uma ferramenta simples, porém eficaz, para medir a real percepção do cliente é a pesquisa de satisfação. Apenas um clique no momento da saída pode revelar a impressão que sua equipe tem deixado.

Você pode questionar no momento da retirada, pessoalmente ou por e-mail, mas não deixe de validar e corrigir eventuais pontos detectados pelo cliente.

 

6. Invista em tecnologia

Com certeza você já tem um sistema que gerencia os pedidos de seu cartório.

Mas para ver se está em dia com a tecnologia, pense em alguns pontos:

  • Quando foi sua última atualização?
  • A interface do sistema é amigável ou novos colaboradores precisam de um verdadeiro “curso” para começar a trabalhar?
  • Ele integra todas as etapas do processo no sistema, ou algumas são feitas em planilhas ou anotadas em papéis no cartório?
  • Quando, eventualmente, ocorre um problema ou dúvida, você recebe rápido atendimento?

Se respondeu de forma insatisfatória a qualquer uma das questões acima, está na hora de começar a estudar as diversas opções disponíveis no mercado. Claro que a mudança gera algum desconforto inicial, mas se a nova opção tiver interface intuitiva e a equipe tiver um processo estruturado de migração, valerá a pena o investimento!

 

7. Revise os processos

Os processos internos de seu cartório estão detalhados em um documento acessível à equipe? É fácil fazer a integração de novos funcionários?

Coloque em sua lista de prioridades criar ou revisar processos claros de trabalho para cada serviço oferecido, elencando as atividades envolvidas, responsáveis e prazo esperado em cada etapa. Teste esse fluxo e, principalmente, monitore os resultados para garantir constante melhoria.

 

A Sele trabalha para oferecer máxima performance ao seu cartório. Converse com nosso time de vendas consultiva para entender mais sobre as vantagens do RI Eletrônico.

Passo a passo para Intimação de Alienação fiduciária em Mora

Alienação fiduciária em Mora – maior velocidade na transferência de propriedade

Com a adoção em larga escala da alienação fiduciária, para obtenção de financiamento imobiliário, a transferência de propriedade para pagamento de financiamento em atraso ganhou muita velocidade em comparação à “antiga” hipoteca. Na alienação fiduciária, o credor fiduciário já tem o domínio do imóvel, e em caso de mora, cumprido o procedimento de intimação do devedor fiduciante, sem a devida quitação da mora, é permitida a consolidação da propriedade na pessoa do credor.

Diante dessa facilidade, os cartórios de registro de imóveis passaram a responder pelo procedimento que efetiva a propriedade plena na pessoa do credor fiduciário. Isso favoreceu o sistema financeiro, com um método rápido de recuperação do bem colocado em garantia, além de ter aliviado o poder judiciário de processos relativos à esse assunto.

Agora, os cartórios de registro de imóveis devem estabelecer um método de trabalho eficaz e seguro para garantir que seja respeitado todo o procedimento do ponto de vista legal, bem como o atendimento da crescente demanda, inclusive da intimação online de devedor fiduciante.

Passo a passo para o procedimento de intimação do fiduciante:

1. Prenotar o título com a solicitação da intimação do fiduciante.

2. Verificar se o título atende os pré-requisitos para início do procedimento de intimação.

  1. Caso não atenda, devolver com exigência
  2. Caso atenda, iniciar o procedimento

3. Proceder a autuação, definindo a data de início e o número da autuação.

4. Montar uma pasta exclusiva para o procedimento.

5. Imprimir carta de intimação para cada devedor.

6. Anexar o requerimento de intimação do credor.

7. Anexar a planilha progressiva diária para pagamento.

8. Proceder a diligência para a intimação (Alguns cartórios fazem a intimação por meio do TDPJ).

  1. Caso não seja possível efetivar a intimação, informar ao credor e pedir novos endereços;
  2. Caso o devedor tenha domicílio em outra comarca, encaminhar para cartório da região para proceder a intimação;
  3. Caso fique caracterizado a ocultação do devedor, proceder a intimação por hora certa;
  4. Caso seja necessário, pode ser adotado o envio por correio com AR mão própria;
  5. Caso o devedor esteja “em outro local, incerto e não sabido”, proceder a intimação por edital, desde que acompanhado de declaração do credor informando que não tem outros endereços para diligências.

9. Assim que a intimação for realizada, contar prazo de 15 dias para purga da mora pelo devedor.

  1. Caso o devedor compareça ao cartório para efetivar o pagamento dentro do prazo de 15 dias, será verificado o valor atualizado conforme a tabela de valores fornecida pelo credor. Ao receber, o cartório deve repassar os valores ao credor no prazo de 3 dias e encerrar o procedimento.
  2. Caso o devedor não compareça, ao completar os 15 dias, o cartório deve emitir a certidão de decurso do prazo e avisar ao credor.

10. O credor então, tem até 120 dias para solicitar a consolidação da propriedade, caso não o faça, o procedimento deve ser encerrado e arquivado.

  1. Se o credor solicitar o cancelamento, o procedimento deve ser encerrado e arquivado.
  2. Caso o credor solicite a consolidação da propriedade, deverá ser praticada averbação do ato na matrícula e encerrado o procedimento.

11. Efetuar as cobranças das custas. Em geral, podemos apontar:

  1. Custas da prenotação (devendo ser abatida, caso seja efetuada a consolidação da propriedade)
  2. Custas da intimação por destinatário e por endereço (Quando o cartório procede a intimação pelo registro de imóveis)
  3. Custas da certidão de decurso de prazo (alguns cartórios cobram outros não)
  4. Custas da averbação de consolidação
  5. Despesas com intimação no TDPJ  (somente quando intimação for feita pelo TDPJ)
  6. Despesas com correios
  7. Despesas com edital

Baixe o Fluxo de Intimação – um fluxograma passo a passo do procedimento de intimação e coloque em prática no seu cartório! 


Acesse também alguns modelos que auxiliarão no procedimento:

  1. Modelo de autuação
  2. Modelo de carta de intimação
  3. Modelo de certidão de intimação
  4. Modelo de certidão de decurso de prazo
  5. Modelo de certidão de cancelamento
  6. Modelo de ato de averbação

E o seu cartório, como tem trabalhado com as intimações? Compartilhe conosco!

Você sabia?

Esse procedimento completo fica muito mais fácil de controlar pelo sistema RI eletrônico, que tem todas as etapas parametrizadas para o procedimento de intimação de alienação fiduciária. Solicite uma apresentação!

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