Categoria: Segurança da informação

A importância dos sistemas informatizados na prestação de serviços registrais e notariais

Os serviços prestados por cartórios atualmente são complexos e dependem muito da tecnologia para que possam ser executados com qualidade e celeridade. Por isso, esse assunto deve ter prioridade, garantindo a continuidade dos serviços em diferentes aspectos, dentre os quais destacamos:

Segurança

Sem sombra de dúvidas, um dos principais motivos da existência dos serviços notariais e de registro é a segurança, que atualmente precisa ser garantida pela aplicação de protocolos de rede e de sistemas.

Assim como o cartório deve manter seus livros em papel com todo zelo, conservados e disponíveis para consulta e atualização, os livros em formato eletrônico devem ser armazenados em local extremamente seguro, e, devido sua importância para o cartório e para a sociedade como um todo, ser protegidos de acessos não autorizados, sob risco da ocorrência de fraudes internas ou externas. O livro eletrônico no cartório precisa ter a característica essencial de ser confiável, e manter o histórico de informações ao longo dos anos.

Celeridade

Esse é um ponto crítico atualmente, vista a quantidade enorme de informações que o cartório precisa processar diariamente, atendendo às partes e às demandas do executivo e judiciário. É fundamental que os sistemas de informatização automatizem rotinas para que se economize tempo, recursos, e possibilite atender milhares de requisições diariamente.

Economicidade

Os sistemas são fundamentais para economia de diversos recursos, como pessoas (certamente o recurso mais valioso de qualquer empresa), papel, toner, eletricidade, tempo. Quanto melhor for o sistema, mais economia o cartório terá em diversas áreas e, por outro lado, a ausência de sistema informatizado gera uma sobrecarga administrativa enorme, que eleva os custos operacionais.

Qualidade

A informatização auxilia na padronização de processos, que é um dos pilares para alcançar qualidade e excelência nos serviços prestados.

Por um momento, imagine como seria realizar todos os serviços em seu cartório sem os sistemas e banco de dados que foram construídos ao longo dos anos. Seria praticamente inviável trabalhar nesse cenário, não acha?

Mas esse não é o caso… você já tem um sistema informatizado em seu cartório. Então, para garantir que suas informações estão seguras e que você não terá inconsistências em seus dados, sugerimos que faça a seguinte avaliação na área de sistemas de seu cartório:

  • Os servidores foram corretamente dimensionados para o cartório?
  • Os servidores estão em garantia e podem ser reparados com rapidez em caso de necessidade? Qual o tempo de atendimento estabelecido em contrato?
  • Existe uma rotina de backup confiável para recuperar os dados do cartório em caso de perda de servidores?
  • Qual o tempo necessário para restabelecer o cartório em caso de um desastre?
  • Os dados do cartório são protegidos por meio de acesso restrito?
  • O ambiente de rede está protegido de acesso não autorizado – internos e externos (hackers ou usuários mal intencionados)?
  • O antivírus está atualizado em todos os computadores da rede?
  • A equipe está treinada e apta a operar os sistemas de informatização?
  • São usados corretamente todos os recursos do sistema atual?
  • O sistema atende às especificações de segurança e confiabilidade?
  • Existem mecanismos no sistema para praticar os atos de maneira segura?
  • A tecnologia utilizada no ambiente de rede tem amplo suporte no mercado?
  • O cartório possui controle completo do banco de dados utilizado no sistema de gestão? É possível extrair ou exportar os dados ou eles estão criptografados e só podem ser identificados pelo desenvolvedor do software?
  • Possui ciência das atividades cruciais relacionadas à informatização do cartório e controla se são executadas corretamente?

Esperamos que esse conteúdo possa ajudar de alguma forma seu cartório a ter mais segurança em seu ambiente de informatização.

Mas é apenas uma avaliação rápida… e você, tem mais algum ponto ou experiência a acrescentar? Comente em nosso post.

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