Categoria: Dicas de Gestão

5 Coisas que a SELE pode fazer pelo seu cartório

Conheça o melhor e mais completo sistema para cartórios de Registro de Imóveis, com recursos inovadores como geração de boletos, assinatura digital integrada, certidões automáticas, busca automática, além do essencial: Protocolo, Registro, Devolução, Certidões, Indicadores e outros processos que fazem parte do dia a dia do Registro de Imóveis no seu cartório.

Com nosso sistema é possível automatizar 100% dos processos do seu cartório, aumentando a produtividade, diminuindo os riscos operacionais e erros humanos.

1 – Segurança

  • Reduza a movimentação financeira do cartório, recebendo através de boletos gerados automaticamente pelo sistema, controlando o recebimento com o arquivo de retorno do banco.
  • Consulte as atividades de cada usuário através de logs que não podem ser apagados ou alterado.
  • Defina as permissões de acesso para cada usuário, restringindo visualização de informações sensíveis e tarefas específicas.
  • Assine seus livros com certificado digital para protege-los contra alterações indevidas.
  • Tenha sempre um backup completo e automático.

 

2 – Integrações

  • Integração total com as centrais de serviços eletrônicos compartilhados.
  • Relatórios específicos para o Tribunal de Justiça.
  • Ferramenta fácil e automática para gerar a DOI (reduza o custo com terceiros).
  • Gerenciamento completo e envio de Selo Digital.
  • Relatórios específicos para a Prefeitura ou arquivos de integração de dados.

 

3 – Gestão Financeira

  • Fazemos o controle do recebimento de cheques e cheques cartório, de seus prazos, devoluções e reentradas.
  • Fechamento de caixa, controle de despesas e recolhimento de verbas de forma clara e objetiva.
  • Conta corrente espelhada com o banco.
  • Livro Caixa, Depósito Prévio, Diário Auxiliar das Receitas e Despesas.

 

4 – Controle

  • Controle os processos com etapas, verificando através de gráficos e relatórios a produtividade e tempo de cada usuário e setor, reduzindo assim possíveis fraudes.
  • Controle o uso dos materiais. Você receberá um alerta sempre que um item estiver com baixo nível no estoque e poderá controlar a quantidade de materiais usados no cartório, bem como valores e os devidos pagamentos, já que tudo isso está diretamente integrado ao financeiro.

 

5 – Automatização de tarefas

  • Faça certidões de forma automática, com maior agilidade e segurança.
  • Faça pesquisas automáticas e reutilize-as nas próximas vezes em que o nome reingressar para pesquisa.

 

 

7 dicas para aumentar a satisfação do cliente do cartório

A satisfação do cliente do cartório é um tema que tem sido bastante considerado atualmente. Uma visão mais comercial tem sido abordada, trazendo oportunidades de melhoria em diferentes aspectos da gestão.

Pensando nessa tendência e necessidade, destacamos 7 passos que podem contribuir para a melhoria da performance de seu cartório, confira:

 

1. Ambiente confortável e acolhedor

Muitas vezes as certidões, registros e títulos são vistos como uma parte árida de uma aquisição ou regularização. Entrar em um ambiente também árido, torna a experiência do cliente bastante desanimadora. Com certeza, adentrar em um ambiente, claro, limpo, organizado, agradável e com informações objetivas, vai colocar essa experiência em um novo patamar.

O conforto pode vir por um bom local de espera, acesso à água, café, um banheiro limpo, facilidade para encontrar informações… São detalhes que fazem a diferença na percepção.

 

2. Bom atendimento

Um sorriso e informações precisas, são reconfortantes! Adicionar à eles: a velocidade de entrega, a cordialidade e um bom fluxo de atendimento podem ser decisivos na satisfação de seu cliente.

Um exemplo: se para a emissão de um registro, forem necessárias outras providências – às vezes fora do cartório, ajude e oriente seu cliente a consegui-las, informando o caminho, os prazos ou indicando quem pode fazer isso por ele. Imagine como ele se sentirá quando perceber que o cartório facilita sua vida!

Tenha como meta divulgar ao público, que seu trabalho não cria, mas resolve problemas, traz segurança, sem causar transtornos ou aborrecimentos.

 

3. Formas de pagamento

Você oferece quais opções de pagamentos atualmente?

Facilitar a forma de pagamento pode ser um grande diferencial de seu atendimento e pode antecipar ou alcançar mais clientes. Boletos, Deposito em conta, Cartão de Débito… diversifique para estar sempre um passo a frente.

O RI Eletrônico gera boletos, integrando todo o processo do cliente com o cartório, desde a solicitação até a retirada.

4. Equipe treinada e monitorada

Treine sempre seus funcionários. Faça com que aproveitem todas as oportunidades de esclarecer, em detalhes, o processo, o valor do registro de documentos e outros temas do dia a dia.

O cliente bem orientado completa o processo de forma mais ágil e facilita também as atividades do cartório.

 

5. Pesquise a satisfação de seu cliente

Aparentemente seus colaboradores estão atendendo bem aos clientes, mas qual a percepção real deles? Como identificar pontos de melhoria ou verdadeiras insatisfações?

Uma ferramenta simples, porém eficaz, para medir a real percepção do cliente é a pesquisa de satisfação. Apenas um clique no momento da saída pode revelar a impressão que sua equipe tem deixado.

Você pode questionar no momento da retirada, pessoalmente ou por e-mail, mas não deixe de validar e corrigir eventuais pontos detectados pelo cliente.

 

6. Invista em tecnologia

Com certeza você já tem um sistema que gerencia os pedidos de seu cartório.

Mas para ver se está em dia com a tecnologia, pense em alguns pontos:

  • Quando foi sua última atualização?
  • A interface do sistema é amigável ou novos colaboradores precisam de um verdadeiro “curso” para começar a trabalhar?
  • Ele integra todas as etapas do processo no sistema, ou algumas são feitas em planilhas ou anotadas em papéis no cartório?
  • Quando, eventualmente, ocorre um problema ou dúvida, você recebe rápido atendimento?

Se respondeu de forma insatisfatória a qualquer uma das questões acima, está na hora de começar a estudar as diversas opções disponíveis no mercado. Claro que a mudança gera algum desconforto inicial, mas se a nova opção tiver interface intuitiva e a equipe tiver um processo estruturado de migração, valerá a pena o investimento!

 

7. Revise os processos

Os processos internos de seu cartório estão detalhados em um documento acessível à equipe? É fácil fazer a integração de novos funcionários?

Coloque em sua lista de prioridades criar ou revisar processos claros de trabalho para cada serviço oferecido, elencando as atividades envolvidas, responsáveis e prazo esperado em cada etapa. Teste esse fluxo e, principalmente, monitore os resultados para garantir constante melhoria.

 

A Sele trabalha para oferecer máxima performance ao seu cartório. Converse com nosso time de vendas consultiva para entender mais sobre as vantagens do RI Eletrônico.

Processos de trabalho em cartório – como torná-los ágeis e seguros

Como estabelecer processos de trabalho em cartório, tornando-os mais ágeis e seguros

Desde a revolução industrial, a organização do trabalho por meio de processos possibilitou realizar tarefas de maneira mais rápida e segura.

Ainda hoje os processos bem estabelecidos são fundamentais para garantir a qualidade no atendimento, pois permitem a repetitividade e reprodutividade – pilares para padronização.

Quando pensamos em organizações com tarefas simples, fica fácil definir de maneira objetiva o processo de trabalho, bem como cada tarefa a ser executada. Mas quando se trata de atividades complexas, o mapeamento e definição de processos exige um esforço que nem todos estão dispostos a investir.

Porém, existem muitas vantagens em se mapear e otimizar os processos de trabalho dentro de um cartório, dentre elas, podemos destacar:

  • Assegurar que cada título / certidão seja executado conforme os critérios definidos pelo oficial/administrador do cartório.
  • Eliminar o retrabalho por conta de divergências de procedimentos.
  • Treinar novos funcionários passa ser uma tarefa mais fácil.
  • Garantir a correta execução dos serviços no longo prazo.
  • Diminuir o custo operacional.
  • Deixar os processos mais ágeis, eliminando o desperdício de tempo.

Considerando então que o esforço é valido… veja algumas dicas para você deixar seu cartório com alta performance

  • Faça um fluxograma geral de cada processo (Títulos, Certidões, Resposta a processos, Indisponibilidades, etc). Para te motivar, já fizemos o fluxograma de títulos no cartório RI, baixe aqui!
  • Para cada tarefa do processo, faça um novo fluxograma, detalhando as atividades da tarefa.
  • Crie um dicionário de apoio para definir informações complementares, que podem ajudar a compreender algumas situações do fluxograma.

Analise o resultado

  • Faça então uma análise e verifique se o processo está o mais racional possível, levando em conta até a disposição física dos setores que trabalham no processo.
  • Verifique a necessidade de cada tarefa executada no processo, é hora de tentar enxugar o processo.
  • Verifique os pré-requisitos para que o colaborador possa executar a tarefa com êxito.
  • Verifique os riscos envolvidos na tarefa e defina o que pode ser feito para minimizá-lo, adotando soluções de software ou procedimentos.
  • Verifique qual a melhor forma de executar a tarefa, considerando sua produtividade e qualidade.

Colocando as mudanças em prática

  • Atualize os fluxogramas criados inicialmente, apontando como o processo e respectivas tarefas serão executados a partir das melhorias.
  • Apresente os dois cenários aos funcionários para validar as alterações sugeridas.
  • Discuta com a equipe como colocar as melhorias em prática.
  • Adote as mudanças assim que todos tenham compreendido como executar suas tarefas.

Medindo resultados

Medir resultados nem sempre é uma tarefa simples, mas alguns indicadores podem ser coletados antes e depois das mudanças para que possa quantificar o quanto houve de ganho. Por exemplo: tempo de execução, quantidade de erros operacionais, etc.

Nem todos resultados podem ser medidos, mas a longo prazo será percebido o impacto na redução de problemas recorrentes.


Aproveite essas dicas para revisar e melhorar os processos, aproveitando ao máximo a estrutura e equipe disponíveis em seu cartório e garantindo a satisfação de seus clientes.

E para não ficar apenas no discurso, já mapeamos alguns processos de títulos e certidões de um cartório de Registro de Imóveis. Baixe aqui os fluxogramas!

Para processos ainda mais ágeis, conheça as funcionalidades do RI Eletrônico da Sele.

Scroll to top