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Dicas de gestão e processos do cartório

7 dicas para aumentar a satisfação do cliente do cartório

A satisfação do cliente do cartório é um tema que tem sido bastante considerado atualmente. Uma visão mais comercial tem sido abordada, trazendo oportunidades de melhoria em diferentes aspectos da gestão.

Pensando nessa tendência e necessidade, destacamos 7 passos que podem contribuir para a melhoria da performance de seu cartório, confira:

 

1. Ambiente confortável e acolhedor

Muitas vezes as certidões, registros e títulos são vistos como uma parte árida de uma aquisição ou regularização. Entrar em um ambiente também árido, torna a experiência do cliente bastante desanimadora. Com certeza, adentrar em um ambiente, claro, limpo, organizado, agradável e com informações objetivas, vai colocar essa experiência em um novo patamar.

O conforto pode vir por um bom local de espera, acesso à água, café, um banheiro limpo, facilidade para encontrar informações… São detalhes que fazem a diferença na percepção.

 

2. Bom atendimento

Um sorriso e informações precisas, são reconfortantes! Adicionar à eles: a velocidade de entrega, a cordialidade e um bom fluxo de atendimento podem ser decisivos na satisfação de seu cliente.

Um exemplo: se para a emissão de um registro, forem necessárias outras providências – às vezes fora do cartório, ajude e oriente seu cliente a consegui-las, informando o caminho, os prazos ou indicando quem pode fazer isso por ele. Imagine como ele se sentirá quando perceber que o cartório facilita sua vida!

Tenha como meta divulgar ao público, que seu trabalho não cria, mas resolve problemas, traz segurança, sem causar transtornos ou aborrecimentos.

 

3. Formas de pagamento

Você oferece quais opções de pagamentos atualmente?

Facilitar a forma de pagamento pode ser um grande diferencial de seu atendimento e pode antecipar ou alcançar mais clientes. Boletos, Deposito em conta, Cartão de Débito… diversifique para estar sempre um passo a frente.

O RI Eletrônico gera boletos, integrando todo o processo do cliente com o cartório, desde a solicitação até a retirada.

4. Equipe treinada e monitorada

Treine sempre seus funcionários. Faça com que aproveitem todas as oportunidades de esclarecer, em detalhes, o processo, o valor do registro de documentos e outros temas do dia a dia.

O cliente bem orientado completa o processo de forma mais ágil e facilita também as atividades do cartório.

 

5. Pesquise a satisfação de seu cliente

Aparentemente seus colaboradores estão atendendo bem aos clientes, mas qual a percepção real deles? Como identificar pontos de melhoria ou verdadeiras insatisfações?

Uma ferramenta simples, porém eficaz, para medir a real percepção do cliente é a pesquisa de satisfação. Apenas um clique no momento da saída pode revelar a impressão que sua equipe tem deixado.

Você pode questionar no momento da retirada, pessoalmente ou por e-mail, mas não deixe de validar e corrigir eventuais pontos detectados pelo cliente.

 

6. Invista em tecnologia

Com certeza você já tem um sistema que gerencia os pedidos de seu cartório.

Mas para ver se está em dia com a tecnologia, pense em alguns pontos:

  • Quando foi sua última atualização?
  • A interface do sistema é amigável ou novos colaboradores precisam de um verdadeiro “curso” para começar a trabalhar?
  • Ele integra todas as etapas do processo no sistema, ou algumas são feitas em planilhas ou anotadas em papéis no cartório?
  • Quando, eventualmente, ocorre um problema ou dúvida, você recebe rápido atendimento?

Se respondeu de forma insatisfatória a qualquer uma das questões acima, está na hora de começar a estudar as diversas opções disponíveis no mercado. Claro que a mudança gera algum desconforto inicial, mas se a nova opção tiver interface intuitiva e a equipe tiver um processo estruturado de migração, valerá a pena o investimento!

 

7. Revise os processos

Os processos internos de seu cartório estão detalhados em um documento acessível à equipe? É fácil fazer a integração de novos funcionários?

Coloque em sua lista de prioridades criar ou revisar processos claros de trabalho para cada serviço oferecido, elencando as atividades envolvidas, responsáveis e prazo esperado em cada etapa. Teste esse fluxo e, principalmente, monitore os resultados para garantir constante melhoria.

 

A Sele trabalha para oferecer máxima performance ao seu cartório. Converse com nosso time de vendas consultiva para entender mais sobre as vantagens do RI Eletrônico.

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